سکوت سازمانی

تحلیل عوامل موثر بر سکوت سازمانی و تاثیرآن بر تعهد کارکنان

سکوت سازمانی پدید های است که در آن کارکنان سازمان به علل مختلف از اظهار نظر در مورد مسایل سازمان خودداری کرده و سکوت اختیار می کنند.
سکوت یک علامت بسیار مهم بیماری، استرس، پیری، افسردگی یا ترس در سازمان به شمار می رود و مدیران باید در اولین فرصت عامل آن را ردیابی و برطرف نمایند. بی توجهی به این موضوع می تواند سبب اتفاقات وخیم تر و حتی مرگ سازمان شود.
مهمترین علل سکوت سازمانی ترس از عواقب اظهارنظرها مشتمل بر تنبیهات، بی نصیب بودن از امتیازات، برکناری از سمت و پست سازمانی و….
ترس از بی توجهی مدیر ارشد و بلا استفاده ماندن نظریات و ایده ها، در بدترین حالت مدیران ممکن است حتی نظریات ارائه شده را نخوانند و در بهترین حالت ممکن است مدیر ارشد این نظریات را بخواند ولی با دلایل ناکافی یا مصلحتهای غیر قابل توجیه اقدام به رد ایده ارائه شده بنماید.
بدون پاداش گذاشتن ایده ها، وقتی که سازمان برای ایده های ارائه شده که مورد استفاده هم قرار گرفته و اثر بخش بوده اند پاداشی پرداخت نمی کند.

تحلیل نتایج :

همانگونه که می بینید احساس ترس و ناامنی مهمترین علت سکوت در سازمان تلقی می گردد.
شکل بسیار بدتر سکوت سازمانی وقتی است که کارکنان سازمان به ظاهر فعال و پر سر و صدا هستند ولی آنها از اظهارنظرهای واقعی و اقدامات مناسب و کارشناسی شده خودداری می کنند و در برخوردها چیزی را می گویند یا کاری را انجام می دهند که مدیر ارشد سازمان می خواهد.

متخصصان علم مدیریت از پدیده سکوت سازمانی با عباراتی چون خطرناک یا مضر نام می برند. (Ryan and Ostrich)

در سال ۱۹۹۱ گفتند اصطلاح سکوت سازمانی در باره موضوعاتی به کار برده می شود که به نظر کارکنان سازمان غیر قابل بحث هستند.
این موضوعات عبارتند از مواردی همچون عملکرد مدیر ارشد، عملکرد همکاران، اخبار بد، دعواها و مشکلات پرسنلی. به عبارت دیگر پرسنل سازمانهای ساکت معمولاً بحث در چنین مواردی را بی ثمر دانسته و ساکت می مانند.

بررسی مفهوم سکوت سازمانی و عوامل تاثیر گذار بر آن در سازمان مشارکت و همکاری کارکنان در امور سازمان جهت توانمندسازی آن ها ضروری است زیرا کارکنان منبع تغییر نوآوری و ابتکار بشمار می روند. صدای سازمانی به این معنی است که کارکنان مختارند که دیدگاه های خود را بیان کنند و بدین ترتیب، اقدام های سازمانی را تحت تأثیر قرار دهند. در حالی که صدای سازمان یعنی بازگو کردن نظرها، مشکلات و اعتراض ها در سازمان، یکی از منابع قدرتمند برای تغییرات سازمانی بشمار می رود، ولی اختیاری است و کارکنان اغلب تمایلی سازمانی به بیان ایده و دیدگاه خود ندارند. به گفته صاحب نظرانی چون آرجریس تمایل نداشتن افراد نسبت به بیان نگرانی های شان در مورد مسایل و مشکلات سازمان به سرپرستان شان موضوع جالب توجهی در ادبیات رفتار سازمانی شده است. نقطه مقابل صدای سازمانی، سکوت سازمانی است و زمانی شکل می گیرد که کارکنان نمی توانند آزادانه در مباحث سازمانی مشارکت جویند. سکوت سازمانی مفهومی است که موریس و میلیکن آن را مطرح کردند، موریسون و میلکین، سکوت در سطح سازمانی را به دو صورت زیر تعریف می کنند: پدیده سطح، جمعی ای که در آن کارکنان از ارایه باورها یا نگرانی های شان که در ارتباط با مسایل و مشکلات بالقوه کاری است، خودداری می کنند. به باور موریسون و میلیکن، جو سکوت در ایجاد سکوت سازمانی نقشی مهم دارد .
عوامل موثر بر سکوت سازمانی
در ایجاد سکوت سازمانی به ۴ دسته: عوامل مدیریتی، عوامل سازمانی،عوامل فردی و عوامل اجتماعی اشاره گردیده است که در ادامه به توضیح هر یک پرداخته خواهد شد.

عوامل مدیریتی (MANAGERIAL FACTORS)

اقدام های مدیریتی: برخی از اقدام های مدیریتی می تواند مانع برقراری ارتباطات از پایین به بالا در سازمان شود .
سبک رهبری مدیر(بیماری مدیر ارشد): گاهی اوقات افرادی که می بایست حقایق را بیان کنند، از خشم رهبر می ترسند، به ویژه زمانی که شیوه اصلی رهبر امرانه یا پیشتازانه است .
ترس از بازخورد منفی: آرجریس و شان، نشان دادند که کارمندان از خجالت، تهدید و احساس ناشایستگی دوری می کنند. بنابراین، مدیران از بیان اشتباه های شان و اجازه به دیگری برای ارایه راه حل دوری می کنند. این واکنش ها منجر به ایجاد جو سکوت در مقیاس بزرگ می شود .
درجه ای از تفاوت های جمعیت شناختی مابین کارکنان و مدیران عالی: موریسون و میلکین بیان می کنند تفاوت ها و اختلاف ها (عوامل قومی و نژادی سن جنسیت و…) میان مدیران عالی و کارمندان سطوح پایین تر ممکن است به پیدایش جو سکوت سازمانی کمک کند. به بیان دیگر، کارکنانی که با مدیر خود تشابه های کم تری داشته باشند، ممکن است نادیده گرفته شوند و این خود می تواند باعث سرخوردگی شغلی و گوشه گیری کارکنان شود .
ایجاد جو بی اعتمادی و سوء ظن در سازمان: سکوت سازمانی در شرایطی که گزارش کافی از اشتباه های احتمالی کارمندان وجود دارد و مدیر آماده و مستعد سرزنش کردن و نسبت دادن اشتباه ها به بی توجهی ها و نداشتن شایستگی کارمندان است، رخ می دهد. در این شرایط رهبری، هنگامی که بحثی مطرح می شود با توجه به بد گمانی ها و سوءظن های ناشی از ترس جبران تلافی، انتظار می رود که افراد سکوت کنند.

عوامل سازمانی (ORGANIZATIONAL FACTORS)

فلات شغلی (سکون شغلی) : تعامل با همکاران حرفه شغلی از جمله نمودهای تعاملات اجتماعی است که نقشی محوری و مهم در سازمان ها ایفا می کند. از این رو، روابط بین همکاران و سازمان مشوق هایی مهم را برای افراد فراهم آورده و می تواند یکی از عوامل مهم سازمانی انگیزش باشد. بنابراین، فلات در مسیر شغلی بیانگر رکود، نبود پیشرفت و کاهش یادگیری فردی بوده و القا کننده نوعی احساس افسردگی و شکست است. سکوت در مسیر شغلی ارتباط نزدیکی با بی انگیزگی کارکنان دارد. بنابراین، فلات شغلی منجر به رکود و توقف افراد شده و سکوت فرد و در پی آن سکوت سازمانی بوجود می آورد .
سیاست ها و ساختارهای سازمان: گلوسر بیان می کند که ارتباطات پایین به بالافقط تحت تأثیر ویژگی های ارتباط برقرار کننده پیام و محیط سازمان نیست بلکه تحت تاثیر ویژگی ارتباط بین رئیس و مرئوس نیز می باشد .
نبود ساز و کارهای بازخورد از پایین به بالا: سکوت سازمانی ممکن است منجر به نبود بازخورد، نبود اطلاعات و نبود تجزیه و تحلیل ایده ها و بدیل ها شود و بنابراین، سازمان از فرایندهای سازمانی با اثر بخشی پایین متحمل خسارت می گردد.

عوامل اجتماعی(SOCIAL FACTORS)

هم نوایی با جمع (تطابق) :مطالعات نشان می دهد که افراد تصمیم ها و باورهایشان را به تناسب محیطی که در آن قرار گرفته اند، اتخاذ می کنند. این ویژگی گروهی می تواند منجر به سکوت سازمانی شود. یکی از دلایل هم نوایی افراد با باورها و نظرهای دیگران و خودداری از ابراز نظر و باور خود، کسب مقبولیت در یک گروه و یا جامعه است. به ویژه اگر گروه متشکل از کارشناسان و خبرگان باشد و تفاوت های اساسی در دانش و سطح اطلاعات بین گروه هدف و اعضای خاص گروه وجود داشته باشد.
گرایش افراد به پذیرفتن مسئولیت، انتشار مسئولیت: پخش مسئولیت عبارت است از کم تر در دنبال کردن یک هدف مشترک هنگامی که در انجام فعالیت و تلاش با همدیگر مشارکت می کنند در مقایسه با زمانی که مسئولیت افراد به گونه فردی تعیین این پدیده به شانه خالی کردن از مسئولیت ها و پخش مسئولیت اشاره دارد..
گروه اندیشه: در واقع کیفیت تصمیم گیری گروهی بهتر از تصمیم های فردی است، اما برخی از گروه ها در تلاش های گروهی شان در رسیدن به اجماع اشتباه می کنند.
اندیشه گروهی نیازمند تفکر قوی و با مهارت است تا از خطر افتادن به این دام اجتناب و نگاه ها و بینش های گوناگون و واگرا آشکار شود. در گروه اندیش فرد از ارایه نظرهایی که بر خلاف نظر گروه با رهبر بوده خودداری کرده و سکوت می کند

عوامل فردی(PERSONAL FACTORS)

حفظ موقعیت کنونی: بیش تر اعضای سازمان تمایل به حفظ موقعیت کنونی خود دارند. حفظ موقعیت کنونی مستلزم این است که فرد در دوره هایی از اقدام که در موقعیت های تصمیم گیری قرار می گیرد، از عدم اطمینان و شک و تردید دوری کند. در نتیجه، شخص متوجه می شود که نباید کار خاصی را انجام دهد و انجام ندادن اقدامی خاص باعث می شود که فرد ساکت باقی بماند .
بی اعتمادی و بد بینی به مدیر: اگر کارکنان احساس بدبینی و بی اعتمادی نسبت به مافوق و رهبرشان داشته باشند و در تعامل خود با مدیر احساس آرامش و امنیت نکنند، از ارایه نظر و صحبت خودداری کرده و در نهایت، ساکت باقی می مانند که این مسئله موجب پیدایش جو سکوت در سازمان می گردد.
در نتیجه استقرار سیستم آموزش کارکنان برای همگام بودن با تکنولوژی و فن آوری های روز دنیا؛ دائمی کردن تصمیم گیری های گروهی و اهمیت دادن به گروهها و کمیته های کاری در سازمآنها؛ در زمان استخدام و کاریابی از آزمونهای شخصیت استفاده کنند تا تناسب شخصیت و مشاغل به بیش ترین حد ممکن برسد، به نحوی که سازمان از مزایای چنین رویکردی بهره مند شود چرا که در سازمان افرادی بایست استخدام و بکارگماری شوند که ازنظر شخصیتی ویژگی هایی داشته باشند که با سکوت سازگاری نداشته باشد و بدون هیچ ابایی به بیان نظرات، پیشنهادات و ایده های خود و نهایتا حل مسائل سازمانی بپردازند.

منبع: کتاب سکوت سازمانی/ نشر علوم اجتماعی، 1397

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *